Что делать с электронными трудовыми книжками?

С текущего года законодательно утверждены изменения по ведению учета трудовой деятельности граждан. В свою очередь, основным нововведением стал переход с бумажных трудовых на цифровые книжки. Пока данные кадровые процессы не отлажены в полной мере, остается закономерный вопрос, что делать с электронными трудовыми книжками работодателю и сотруднику? Рассмотрим действия с обеих сторон.

Как осуществляется переход от бумажных носителей к цифровым?

Изменения Трудового кодекса были вступили в силу с начала 2020 года. По ним сотрудникам всех организаций предлагается перейти на электронные трудовые книжки, тем самым упразднив физические носители. Аналогичный подход применялся при отмене карточек СНИЛС, а также при появлении электронных больничных листов в прошлом году.

Сам факт перехода является добровольным. Любой работник вправе дать согласие на фиксацию событий его трудовой деятельности в электронном виде или отказаться от более современного метода и оставить активной свою привычную трудовую книжку.

Вся совокупность мероприятий по внедрению возложена на работодателей независимо от их организационно правовой формы (ИП или ООО). Если в штате есть наемные работники, то придется следовать требованиям ФЗ. Рассмотрим ниже, что делать с электронными трудовыми книжками работодателю. Ведь, весь процесс перехода осуществляется поэтапно. А каждый из них обязателен к исполнению.

Что делать с электронными трудовыми книжками работодателю?

Итак, первая стадия, которую должен реализовать работодатель, является уведомление работников о электронной трудовой книжке в письменной форме. На это отводится первых два квартала 2020 года, и к 1 июля это требование должно быть выполнено. В документе должна содержаться информация о:

  • Вступивших в силу изменениях Трудового кодекса, в частности, о переходе на цифровые версии трудовых книжек;
  • Праве выбора сотрудника, как в последующем будут вестись записи о его стаже: электронно или на бумаге;
  • Необходимости сообщить о своем выборе до истечения 2020 года;
  • Последствиях перехода, отказа от него, а также при не предоставлении этой информации.

В документе обязательна постановка подписи адресата о том, что он ознакомлен с нововведениями.

Важно:

Стоит отметить, что независимо от вида выбранной персоналом трудовой книжки, на каждого в любом случае заводится электронная версия. Как следствие, отражать в отчетах кадровику придется абсолютно все кадровые мероприятия по всем работникам.

Вторым шагом становится начало фиксации кадровых перемещений в электронном виде и сдача соответствующего отчета по форме СЗВ-ТД в ПФР. Хотя, на принятие решения о выборе типа книжки сотрудникам дается целый год, сдача отчетности не зависит от их действий. Первое предоставление сведений по новому стандарту назначено на 17 февраля. А далее работодатели придерживаются следующих правил:

  • Если кадровых движений не было и не подавались заявления от персонала о выборе книжек, то сдавать отчет не требуется;
  • По любым кадровым изменениям, а также при приеме заявления о выборе работниками вида книжки, в 2020 году сдавать отчет до 15 числа следующего за событием месяца;
  • С начала 21 года периодичность направления формы СЗВ-ТД сохраняется. Однако, сдавать отчет необходимо не позднее 1 дня с даты приема граждан на рабочее место и при их увольнении. Это единственное отличие в регламенте от 2020 года.

Первичная подача документа должна содержать только последнее кадровое изменение по конкретному сотруднику.

Читайте: СЗВ-ТД: кто сдает и когда?

Вместе с тем, работодатели могут выбрать и способ сдачи отчета о проведенных кадровых мероприятиях:

  • В электронном формате, заверив документ ЭЦП;
  • На бумаге, если число работников не превышает 25.

Кроме обязательной сдачи отчетности специалистам по работе с персоналом в организациях предстоит принимать и обрабатывать запросы от сотрудников на предоставление сведений о их трудовой деятельности. Данная информация предоставляется:

  • В день окончания действия трудового договора, если человека увольняют с работы;
  • В течение трех дней с даты приема соответствующего заявления.

А также необходимо принимать запросы на внесение исправлений допущенных в записях ошибок. Если письменные требования соответствуют действительности, то работодатели обязаны дополнить или скорректировать хранящуюся в ПФР информацию.

Читайте: Как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП?

Что делать с электронными трудовыми книжками работнику?

Действия сотрудников в намеченном процессе столь же важны, как и работодателя. Во-первых, им нужно ознакомится с соответствующим уведомлением. Как следствие, получить представление о дальнейших сценариях для себя. А также, зафиксировать выполнение обязательств работодателя постановкой своей подписи в документе.

Во-вторых, работникам необходимо определиться с тем, как в последующем будут фиксироваться изменения их стажа и трудовой деятельности. Будет ли это происходить классически на бумаге или все перейдет в цифровой формат. Проинформировать руководство они должны заявлением о переходе на электронную трудовую книжку до 31 декабря.

Их решение отразится следующим образом:

  • Если выбор сделан в сторону электронной книжки, то на руки выдается бумажный экземпляр. А работодатель больше не несет ответственность за ведение и хранение такой книжки. Все сведения ведутся исключительно в «цифре».
  • Если гражданин оставляет бумажную версию, то она остается у кадровиков. Одновременно ведутся записи о трудовых изменениях и в ней, и в электронной базе.
  • В случае, если сотрудник не направил заявление о своем выборе работодателю в установленное время, то старая книжка остается в обороте, и дополнительно заводится цифровой аналог.

В свою очередь, отказавшись от бумажной трудовой, изменится порядок взаимодействия со своими трудовыми данными. Теперь просто пролистать соответствующие страницы и ознакомиться с записями не получится.

Чтобы получить информацию о своей трудовой деятельности, работнику предстоит получить выписку СТД-Р:

  • От компании-работодателя на последнем месте трудоустройства за время работы в этой организации;
  • В МФЦ;
  • В отделении Пенсионного фонда;
  • Через Госуслуги.

В результате обращения и в зависимости от выбранного способа, сотрудник получит бумажную выписку или ее же в виде электронного документа с соответствующими заверяющими подписями.

Если же гражданин обнаружит неполноту или ошибочность в записях о трудовой деятельности, представленных работодателем, то он вправе попросить исправить неточности. Чтобы это сделать, ему понадобится оформить заявление на внесение дополнения или изменений в хранящиеся в ПФР сведения.

Читайте: Плюсы и минусы электронной трудовой книжки.

Заключение.

Зная, что делать с электронными трудовыми книжками работодателю, а также сотруднику, можно приступать к планомерной реализации возложенных на обе стороны обязательств. Организациям требуется поставить в известность персонал о намеченных мероприятиях, а также своевременно вести учет изменений и сдавать по ним отчеты. А вот, сотрудникам, необходимо до конца года письменно сообщить работодателю о способе ведения записей о их стаже и трудовой деятельности.

Читайте также:

Самозанятые в Краснодарском крае: виды деятельности.

Увеличение социальных пенсий.

Справка Промсвязьбанка по форме банка о доходах.

Как узнать баланс карты Сбербанка через СМС 900?

Поделиться:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *