Что делать с электронными трудовыми книжками?
С текущего года законодательно утверждены изменения по ведению учета трудовой деятельности граждан. В свою очередь, основным нововведением стал переход с бумажных трудовых на цифровые книжки. Пока данные кадровые процессы не отлажены в полной мере, остается закономерный вопрос, что делать с электронными трудовыми книжками работодателю и сотруднику? Рассмотрим действия с обеих сторон.
Как осуществляется переход от бумажных носителей к цифровым?
Изменения Трудового кодекса были вступили в силу с начала 2020 года. По ним сотрудникам всех организаций предлагается перейти на электронные трудовые книжки, тем самым упразднив физические носители. Аналогичный подход применялся при отмене карточек СНИЛС, а также при появлении электронных больничных листов в прошлом году.
Сам факт перехода является добровольным. Любой работник вправе дать согласие на фиксацию событий его трудовой деятельности в электронном виде или отказаться от более современного метода и оставить активной свою привычную трудовую книжку.
Вся совокупность мероприятий по внедрению возложена на работодателей независимо от их организационно правовой формы (ИП или ООО). Если в штате есть наемные работники, то придется следовать требованиям ФЗ. Рассмотрим ниже, что делать с электронными трудовыми книжками работодателю. Ведь, весь процесс перехода осуществляется поэтапно. А каждый из них обязателен к исполнению.
Что делать с электронными трудовыми книжками работодателю?
Итак, первая стадия, которую должен реализовать работодатель, является уведомление работников о электронной трудовой книжке в письменной форме. На это отводится первых два квартала 2020 года, и к 1 июля это требование должно быть выполнено. В документе должна содержаться информация о:
- Вступивших в силу изменениях Трудового кодекса, в частности, о переходе на цифровые версии трудовых книжек;
- Праве выбора сотрудника, как в последующем будут вестись записи о его стаже: электронно или на бумаге;
- Необходимости сообщить о своем выборе до истечения 2020 года;
- Последствиях перехода, отказа от него, а также при не предоставлении этой информации.
В документе обязательна постановка подписи адресата о том, что он ознакомлен с нововведениями.
Важно:
Стоит отметить, что независимо от вида выбранной персоналом трудовой книжки, на каждого в любом случае заводится электронная версия. Как следствие, отражать в отчетах кадровику придется абсолютно все кадровые мероприятия по всем работникам.
Вторым шагом становится начало фиксации кадровых перемещений в электронном виде и сдача соответствующего отчета по форме СЗВ-ТД в ПФР. Хотя, на принятие решения о выборе типа книжки сотрудникам дается целый год, сдача отчетности не зависит от их действий. Первое предоставление сведений по новому стандарту назначено на 17 февраля. А далее работодатели придерживаются следующих правил:
- Если кадровых движений не было и не подавались заявления от персонала о выборе книжек, то сдавать отчет не требуется;
- По любым кадровым изменениям, а также при приеме заявления о выборе работниками вида книжки, в 2020 году сдавать отчет до 15 числа следующего за событием месяца;
- С начала 21 года периодичность направления формы СЗВ-ТД сохраняется. Однако, сдавать отчет необходимо не позднее 1 дня с даты приема граждан на рабочее место и при их увольнении. Это единственное отличие в регламенте от 2020 года.
Первичная подача документа должна содержать только последнее кадровое изменение по конкретному сотруднику.
Читайте: СЗВ-ТД: кто сдает и когда?
Вместе с тем, работодатели могут выбрать и способ сдачи отчета о проведенных кадровых мероприятиях:
- В электронном формате, заверив документ ЭЦП;
- На бумаге, если число работников не превышает 25.
Кроме обязательной сдачи отчетности специалистам по работе с персоналом в организациях предстоит принимать и обрабатывать запросы от сотрудников на предоставление сведений о их трудовой деятельности. Данная информация предоставляется:
- В день окончания действия трудового договора, если человека увольняют с работы;
- В течение трех дней с даты приема соответствующего заявления.
А также необходимо принимать запросы на внесение исправлений допущенных в записях ошибок. Если письменные требования соответствуют действительности, то работодатели обязаны дополнить или скорректировать хранящуюся в ПФР информацию.
Читайте: Как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП?
Что делать с электронными трудовыми книжками работнику?
Действия сотрудников в намеченном процессе столь же важны, как и работодателя. Во-первых, им нужно ознакомится с соответствующим уведомлением. Как следствие, получить представление о дальнейших сценариях для себя. А также, зафиксировать выполнение обязательств работодателя постановкой своей подписи в документе.
Во-вторых, работникам необходимо определиться с тем, как в последующем будут фиксироваться изменения их стажа и трудовой деятельности. Будет ли это происходить классически на бумаге или все перейдет в цифровой формат. Проинформировать руководство они должны заявлением о переходе на электронную трудовую книжку до 31 декабря.
Их решение отразится следующим образом:
- Если выбор сделан в сторону электронной книжки, то на руки выдается бумажный экземпляр. А работодатель больше не несет ответственность за ведение и хранение такой книжки. Все сведения ведутся исключительно в «цифре».
- Если гражданин оставляет бумажную версию, то она остается у кадровиков. Одновременно ведутся записи о трудовых изменениях и в ней, и в электронной базе.
- В случае, если сотрудник не направил заявление о своем выборе работодателю в установленное время, то старая книжка остается в обороте, и дополнительно заводится цифровой аналог.
В свою очередь, отказавшись от бумажной трудовой, изменится порядок взаимодействия со своими трудовыми данными. Теперь просто пролистать соответствующие страницы и ознакомиться с записями не получится.
Чтобы получить информацию о своей трудовой деятельности, работнику предстоит получить выписку СТД-Р:
- От компании-работодателя на последнем месте трудоустройства за время работы в этой организации;
- В МФЦ;
- В отделении Пенсионного фонда;
- Через Госуслуги.
В результате обращения и в зависимости от выбранного способа, сотрудник получит бумажную выписку или ее же в виде электронного документа с соответствующими заверяющими подписями.
Если же гражданин обнаружит неполноту или ошибочность в записях о трудовой деятельности, представленных работодателем, то он вправе попросить исправить неточности. Чтобы это сделать, ему понадобится оформить заявление на внесение дополнения или изменений в хранящиеся в ПФР сведения.
Читайте: Плюсы и минусы электронной трудовой книжки.
Заключение.
Зная, что делать с электронными трудовыми книжками работодателю, а также сотруднику, можно приступать к планомерной реализации возложенных на обе стороны обязательств. Организациям требуется поставить в известность персонал о намеченных мероприятиях, а также своевременно вести учет изменений и сдавать по ним отчеты. А вот, сотрудникам, необходимо до конца года письменно сообщить работодателю о способе ведения записей о их стаже и трудовой деятельности.
Читайте также:
Самозанятые в Краснодарском крае: виды деятельности.
