Что лучше электронная трудовая книжка или бумажная?
Принятые дополнения 2020 года к Трудовому кодексу России изменили порядок ведения трудовых записей сотрудников во всех организациях. Если ранее кадровые мероприятия фиксировались исключительно на бумажных носителях, то теперь все данные о штатных перестановках отправляются в ПФР в цифровом виде. Однако, за работниками оставили право самостоятельно выбрать, что для них лучше электронная трудовая книжка или бумажная. И в зависимости от принятого решения оставить классический вариант или перейти на обновленный формат.
Обязательно ли переходить на электронные трудовые?
Итак, суть нововведений по порядку ведения кадрового учета заключается в том, что теперь официально приобретает приоритетный статус ведение записей о трудовой деятельности персонала в электронном формате. А вот, бумажные книжки уходят на вторичный план.
В свою очередь, работодатели со своей стороны не имеют вариативности и должны сдавать электронную отчетность по форме СЗВ-ТД касаемо всех проводимых в компании кадровых мероприятий. Передача таких цифровых данных в Пенсионный фонд замещает ведение записей в бумажных трудовых.
Однако, сами сотрудники не обязаны отказываться от привычных для них книжек. Они могут, как и прежде, использовать старый вариант при трудоустройстве, смене должности, а также увольнении с работы. Но тогда записи на бумаге, в любом случае, будут дублироваться электронно. Так как работодателям предстоит вести обе книжки при сохранении в документообороте бумажного носителя.
Таким образом, работники не выбирают между трудовой книжкой в бумажном или электронном виде. А лишь решают, оставить ли первую в качестве дубликата с сохранением значимости официального документа, либо изъять ее из оборота.
Иллюзия выбора: электронная трудовая книжка или бумажная.
Несомненно, для многих людей сходу сложно определиться с выбором, что лучше электронная трудовая книжка или бумажная. При этом даже не всегда помогают отзывы на форумах тех, кто уже принял решение. Прежде чем окончательно склониться в сторону той или другой, стоит понимать в чем, собственно, между ними отличие. Если с версией на бумаге все уже давно знакомы, и каких-либо вопросов по ней не возникает, то плюсы и минусы электронной трудовой книжки не столь очевидны.
Во-первых, каждый работник должен отчетливо представлять, что его трудовая деятельность с 2020 года будет фиксироваться электронно в любом случае. Первая запись поступает в ПФР при первом кадровом перемещении конкретного человека или при подаче им заявления о выборе способа ведения его стажа. И оказаться от этого события никак нельзя. Поскольку, это обязательство легло на всех работодателей и законодательно утверждено.
Во-вторых, для взвешивания всех «ЗА» и «ПРОТИВ» отводится целый календарный год, в течение которого граждане могут все хорошо обдумать и письменный итог передать своему работодателю. При этом никто не запрещает оставить бумажную трудовую, а позже, например, через год перейти на электронную. С учетом того, что она и так будет параллельно вестись.
В-третьих, технических прогресс неминуем. Если взят курс на постепенное упразднение физических носителей для многих документов (СНИЛС, больничные листы), то рано или поздно это произойдет в полной мере. Поэтому сохранность бумажных книжек является отсрочкой неизбежного. Лишь для того, чтобы переход к новой системе был менее резок и ощутим для граждан с консервативными взглядами.
Какая лучше, электронная трудовая книжка или бумажная?
Некоторым людям намного спокойнее физически ощущать в руках свои документы, видеть их и знать, что они в порядке. Не исключение и трудовая книжка. Такое восприятие выработалось годами, а подкрепляется низким доверием к государственным учреждениям и посторонним лицам. Тем более, когда дело касается личных сведений.
Однако, задумаемся на минуту, кто и что теряет с отсутствием бумажного документа? Да, «достать из широких штанин» на новой работе книжку с «красивой» зеленой или серой обложкой в виде «бесценного груза» уже не получится. Но и таскать ее всюду, следить за сохранностью, ждать выдачи при увольнении тоже не придется. Без физического носителя исчезают и все присущие ему недостатки.
Конечно, для уточнения рабочих сведений немного проще пролистать несколько страниц, если бумажная трудовая на руках. Но и запросить выписку о трудовой деятельности из ПФР за нужный период не составит труда. Ее можно взять как самостоятельно, так и через своего работодателя. При этом документ можно получить как в электронном виде, подписанный ЭЦП, так и распечатанный на листке бумаги. Что, в свою очередь, имеет сходство с классической книжкой.
Читайте:
Электронный листок нетрудоспособности: актуальные вопросы.
Стоит учитывать и человеческий фактор. Ведь на бумаге допустить ошибку несложно, и гораздо сложнее ее исправить. Ошибки не исключены и в цифровом виде. Однако, они могут быть легко устранены без следов прежних неточностей.
А что насчет работодателей? Ведь, с введением электронных трудовых увеличилась и нагрузка. Добавилась новая отчетность и строгое соблюдение сроков ее сдачи. Что есть, то есть. Тем не менее, при выборе сотрудниками ведение записей по ним и в бумажном виде работы прибавится вдвое. Поскольку, будут одновременно вестись обе книжки.
Существует же риск технических сбоев и потери данных, как это бывает с некоторыми информационными системами. И это верно. Только насколько велика вероятность этого с базой данных государственного уровня, резервированием информации, современным уровнем безопасности и обслуживанием квалифицированными специалистами? Очевидно, что минимальная. Намного ближе к истине порча физического документа домашними питомцами, детьми, чашкой кофе или банальная утеря.
Как перейти на электронную книжку или оставить прежнюю?
Конечно, не все граждане следят за актуальными новостями, а также отслеживают изменения трудового законодательства. Как следствие, многие сотрудники могут быть даже не в курсе новшеств. Тем более не знать, что от них требуется в связи с ними. Поэтому ответственные лица в организациях должны уведомить работников о электронной трудовой книжке, изменениях в ТК, а также необходимых последующих действиях от персонала. Для этого им отводится первое полугодие 2020 года.
Получив такой документ на руки, человек ставится в известность о том, что от него требуется подача письменного заявления о переходе на электронную трудовую книжку или сохранение прежней. Которое, в свою очередь, должно быть передано кадровикам (бухгалтерам) до окончания 2020 года.
Таким образом, сценарии последующих ведений трудовых записей по работнику могут быть следующие:
- Если гражданин впервые трудоустраивается, то бумажную книжку ему уже не выдадут. Все записи по нему будут вестись только электронно;
- При желании сохранить прежний носитель, это отражается в заявлении. Тогда одновременно ведутся оба варианта. И, если мнение гражданина поменяется, то отказаться от ведения трудовых записей на бумаге он может в любое время.
- Если сотрудник в отведенные сроки предоставляет заявление о переходе, то в дальнейшем кадровые изменения по нему фиксируются только в цифровом виде. А вот, старая книжка возвращается на руки и более не может быть использована;
- Если по какой-то причине работник не написал заявление, то сохраняются также оба варианта книжки.
Заключение.
Итак, задаваясь вопросом, что лучше электронная трудовая книжка или бумажная, мнения разных людей могут отличаться. Не доверяющие современным технологиям и привыкшие делать «как раньше» однозначно оставят все как есть. И это нельзя назвать неверным решением. Вопрос только в том, насколько долго бумажным трудовым еще позволят оставаться в действии? С другой стороны, многое указывает в пользу электронных книжек, их перспективу и удобство. К тому же, на каждого сотрудника они уже будут заведены по умолчанию. Единственное, что потребуется гражданам, это привыкнуть к новому формату и работе с ним.
Читайте также:
Как внести изменения в электронную трудовую книжку?
Как заработать на курсе валют?
