Как заполнить путевой лист автомобиля?

Путевой лист автомобиля входит в число основных первичных документов в организациях, осуществляющих деятельность в транспортной сфере или использующих машины для выполнения задач компании. Он заполняется на специальном бланке с указанием обязательных реквизитов. А также официально позволяет работнику находиться за рулем и двигаться по заданному маршруту.

Кому и для чего нужна «путевка»?

Основная задача, которую выполняет путевой лист автомобиля – это учет важных показателей при эксплуатации транспортных средств предприятия:

• Соблюдение рабочего графика водителем;
• Выполнение плана и достижение им поставленных целей;
• Прохождение медицинского и технического осмотра;
• Суточный пробег ТС;
• Объем затраченного топлива.

Как следствие, он необходим целому ряду должностных лиц:

1. Руководителю организации, так как он отвечает за вывод транспорта на маршрут с соблюдением всех установленных норм;
2. Бухгалтеру, поскольку, он ведет бухгалтерский учет;
3. Кадровику для составления табелей рабочего времени;
4. Лицу, управляющему ТС, чтобы отчитаться о проделанной работе;
5. Механику компании, так как он ответственен за исправное состояние узлов и агрегатов авто;
6. Медперсоналу в связи с тем, что оценивает здоровье водителей и допускает их к выполнению обязанностей, ставя соответствующую отметку в бланке путевого листа.

Кроме того, этот документ крайне необходим при общении с инспектором ГИБДД. При его отсутствии можно получить штраф в крупном размере не только водителю, но и самой компании. К тому же в ходе налоговых проверок нередко запрашивается данный вид документации.

Путевой лист заполняется для транспорта любой категории: легковых и грузовых автомобилей, а также специальной техники. Но нужен он лишь тем, кто перевозит грузы, багаж, пассажиров или управляет электрическими видами транспорта. Такими, как троллейбусы или трамваи.

Что указывается в путевом листе?

Хотя, единый образец бланка путевого листа законодательно не установлен, требования к его заполнению существуют. Так порядок его оформления регламентируется 368 –ым Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 г. В соответствии с ним документ должен содержать информацию о:

1. Сроке его действия.

«Путевка» действительна лишь ограниченное время. Это значение необходимо вносить в шапку бланка. Как правило, указывается число, месяц и год использования, если документ оформляется на один день. Или период, если предполагается выезд на два и более дня.

2. Собственнике транспорта.

В зависимости от категории владельца в листок необходимо вписать:

3. Транспортном средстве.

В свою очередь, подробно излагаются все данные о машине:

• Тип;
• Марка и модель, включая прицеп, если предполагается его использование;
• Регистрационный знак;
• Километраж на одометре до и после рабочей смены;
• Когда и кем проводился предрейсовый технический контроль;
• Время и дата выхода авто на маршрут.

4. Водителе.

Лицо, управляющее ТС должно проходить медицинское обследование до выхода на линию и после этого. О чем ставится отметки в путевом листе. Вместе с тем, вносятся ФИО шофера, а также номер его водительского удостоверения.

5. Перевозке.

В данном разделе отражается вид осуществляемых перевозок и сообщений.

6. Дополнительные необязательные реквизиты.

Кроме того, в листок заносятся иные сведения, если это предусматривает специфика направления деятельности организации. Например, сфера грузоперевозок, транспортировки багажа или пассажиров и т.д. Не стоит забывать о том, что путевому листу присваивается номер и наименование.

Правила заполнения путевых листов.

Поскольку, единого стандарта к шаблону путевого листа нет, собственник транспорта вправе сам решать в каком виде его вести. Это может быть свободная или готовая унифицированная форма. В ходе оформления «путевки» ответственными лицами Приказ № 368 предписывает придерживаться следующих правил:

1. На каждое транспортное средство ИП или организации создается отдельный путевой лист.

2. Форма заполняется до начала рейса.

3. Если в течение рабочей смены за руль автомобиля садится несколько водителей, то разрешается оформлять документ на каждого из них.

4. Систему нумерации ПЛ определяет сам владелец, но присвоение индивидуальных номеров должно быть с соблюдением хронологии.

5. Снятие показаний одометра, постановка времени и даты об этом возлагается на уполномоченных сотрудников, которых назначает руководитель.

6. Отметку о прохождении медосмотра ставит медицинский работник и заверяет ее своей подписью с указанием статуса «Допущен» или нет.

7. Технический контроль осуществляет ответственное за это должностное лицо. Разрешение выпуска на линию заверяется его ФИО и подписью.

8. Каждый путевой лист должен быть занесен в журнал регистрации ПЛ. Такая книга ведется в бумажном формате с прошнурованными страницами. Однако, допускается электронная версия журнала. При условии, что каждую его страницу можно заверить ЭЦП и распечатать.

9. В случае внесения исправлений в напечатанный лист неверные данные аккуратно зачеркиваются. Рядом ставится актуальная информация и заверяется подписью исполнителя.

Стоит отметить, что заполняет путевой лист ответственный работник. Сами водители к этой процедуре не допускаются. От них требуется только постановка подписи о принятии автомобиля.

Таким образом, для составления путевого листа могут привлекаться и ставить свои подписи:

• Диспетчер – выдает задание и проверяет ВУ;
• Врач – проверяет здоровье шофера;
• Водитель – лицо, управляющее ТС в ходе рабочей смены;
• Механик – осматривает авто перед убытием и после прибытия;
• Таксировщик – производит таксировку первичной документации;
• Начальник эксплуатации – ответственный за оформление;
• Представители заказчиков – расписываются после выполнения задания водителем.

Образец заполнения путевого листа 2021.

Итак, типовой шаблон ПЛ состоит из двух страниц, размещающихся на одном листе (фронтальная и обратная сторона). На первом фиксируются все основные показатели рейса, транспорта и управляющего лица. Кроме того, здесь ставятся допуски по здоровью и исправности машины. При этом стоит уделить особое внимание:

• Отметки о медосмотре;
• Пройденном ТО;
• Актуальному сроку действия ПЛ;
• Правильным данным об автомобиле, владельце и водителе;
• Наличию подписей всех задействованных при оформлении сотрудников и печати организации.

Стоит отметить, что не пройденный медицинское обследование грозит штрафом для ИП в 15 – 25 тысяч рублей, а для ООО 110 – 130 тысяч.  

Скачать бланк путевого листа автомобиля.

Вторая страница содержит записи о выполнении заданий:

• Показания одометра при прибытии и убытии от заказчика;
• Маршруты следования;
• Принятие заказчиком выполнения;
• Тип и расход горючего;
• Тарификация результата работы;
• Наличие простоев.

Более того, у документа могут быть отрывные талоны, передаваемые заказчику перед убытием от него «экипажа».

Скачать образец заполнения путевого листа с примечаниями.

По возвращению со смены водители обязаны сдавать отработанный листок. Работодателям не стоит халатно относится к его архивированию или выбрасывать его. Ведь законодательно установлен срок хранения путевых листов не менее 5 лет. В добавок их могут проверить надзорные органы.

Подводя итог, отметим, что путевой лист автомобиля является важным документом. Он обязателен к ведению для компаний независимо от организационно-правовой формы, если они занимаются транспортировкой грузов, багажа или людей. Заполнение «путевки» требует время и человеческих ресурсов. Тем не менее, правильная постановка учета перевозок позволит держать процесс под контролем. А также избавить от лишних финансовых и юридических неприятностей.

Читайте также:

Как оформить онлайн электронное ОСАГО?

Чья страховая компания платит при ДТП?

Ответственность за неуплату транспортного налога.

Как заполнить декларацию 3-НДФЛ?