Уведомление работника о электронной трудовой книжке

По окончании 2019 года в Трудовой кодекс внесены важные изменения двумя Федеральными законами (№ 436 и № 439). Поправки коснулись вопроса ведения записей о трудовой деятельности сотрудников. В частности, утвержден переход от трудовых книжек старого образца к электронному формату. В свою очередь, работодатели обязаны проинформировать своих работников, выдав уведомление о электронной трудовой книжке по определенному образцу на бланке организации в регламентированные сроки.

Cуть перехода на электронный вариант.

Общий курс проводимых реформ взят на упразднение максимального количества бумажных документов и перевода их на электронный документооборот. Такое ранее произошло с отменой карточек СНИЛС в России, вводом электронных больничных листков. А вот теперь встал вопрос об отказе от бумажных носителей для отметок о трудовом стаже населения. Процесс перехода начался с 01.01.2020 г. в добровольном порядке.

Электронные трудовые книжки обходятся без физического эквивалента и реализованы исключительно в цифровом виде. Все сведения о рабочей деятельности граждан будут храниться централизованно в единой базе данных. А при необходимости получить документальное подтверждение, работодатель вправе запросить соответствующую выписку из ПФР. Вместе с тем, работник сможет самостоятельно получить такой документ, обратившись в МФЦ или Пенсионный фонд.

Отказ от физических носителей пока не предполагает их полный вывод из документооборота. В свою очередь владельцы таких книжек могут оставить их и продолжать использовать. А вот людям, впервые трудоустроившимся с 2021 года уже классическая версия выдаваться не будет. Их трудовые перемещения будут храниться только электронно.

Законодательство об уведомлении о переходе на электронные трудовые книжки.

В связи с изменениями ТК РФ на работодателей возложен комплекс мероприятий, которые необходимо провести в течение 2020 года. Одним из них является уведомление о электронной трудовой книжке работника, в котором до гражданина должно быть доведено:

  • Факт принятия новых правил формирования в электронном формате данных о трудовой деятельности;
  • Наличие права у каждого сотрудника выбрать между ведением трудовых записей в прежнем виде на бумажном носителе или перейти на электронный формат;

Данные требования закреплены в 2 –ой статье 439 ФЗ. Вместе с тем, от работодателей требуется выполнение еще двух важных условий:

  • Уведомить сотрудников они должны в срок до 1 июля 2020 года;
  • Проинформировать людей необходимо в письменном виде.

Стоит отметить, что при выборе сотрудником прежнего варианта введения изменений о трудоустройстве, сведения о нем будут вестись как в бумажном виде, так и в электронном.

Кто готовит форму уведомления?

В организациях, как правило, подобные обязательства выполняют представители кадрового или бухгалтерского отдела. Поэтому, именно, данной категории специалистов необходимо позаботиться о вопросе постановке в известность персонала и подготовки шаблона документа.

Вместе с тем, на уровне руководства предстоит решить вопрос в какой форме будет выглядеть уведомление о электронной трудовой книжке:

  • Индивидуальный бланк для каждого сотрудника;
  • Единый документ для всего штата с подписью об ознакомлении каждого работника;

Такие нюансы в законе не оговариваются. Как следствие, работодателю придется разобраться с этим по своему усмотрению.

Читайте: Действия работодателя с электронным больничным листом.

Уведомление о электронной трудовой книжке: образец.

Хотя, уведомление о электронной трудовой книжке в большей степени является формальностью, пренебрежительно относиться к данной процедуре не стоит. Нарушения кадрового делопроизводства, а также федерального законодательства могут обернуться для работодателя крупным штрафом.

Для оформления данного документа со стороны государства не был установлен единый обязательный шаблон. Как следствие, бланк может быть подготовлен в произвольной форме. Но лучше придерживаться следующих рекомендаций для выдержки правил составления официальных бумаг:

  • Составлять уведомление на бланке компании с указанием ее реквизитов. Или использовать соответствующий штамп, если он есть в наличии;
  • Форму готовить для каждого работника в двух экземплярах, как и в случае любых кадровых перемещений (изменений). По одному для работодателя и сотрудника;
  • При занесении в бланк уведомляемого, указывать полностью его ФИО, а также должность;
  • Документ заверить подписью руководителя, а также добавить раздел для подписи ознакомленного лица;
  • Не забыть проставить дату передачи уведомления и печать учреждения.

Читайте: Штраф за отсутствие медицинской книжки.

Кроме того, в содержании необходимо передать фактическую цель информирования:

  • Об изменениях в ТК и переходе на электронные трудовые книжки;
  • Необходимости определиться в каком виде будет вестись дальнейшие записи о работе;
  • О подаче заявления с выбранным вариантом в регламентированный срок (до начала 2021 года);
  • Что произойдет в результате выбора бумажной и электронной версии книжки. А также в случае, если заявление не будет подано в установленный период.

Читайте: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец).

образец уведомления о введении электронной трудовой книжки

Скачать образец уведомления о введении электронной трудовой книжки.

Бланк уведомления о электронной трудовой книжке.

Чтобы составить соответствующее уведомление ответственный специалист может создать собственный вариант бланка с учетом обязательных требований к нему. Или он может взять за образец вышеуказанный вариант. Тем не менее, удобнее воспользоваться готовым шаблоном в формате word, который можно быстро и легко отредактировать, сэкономив время.

Скачать бланк уведомления о электронной трудовой книжке.

Заключение.

Итак, уведомление о электронной трудовой книжке — это неотъемлемая часть перехода от старого формата к новому. Все работодатели с помощью данного документа должны в обязательном порядке проинформировать персонал о принятых изменениях до июля 2020 года. А также сообщить о последовательности необходимых действий. Оформление бланка работодатели могут выбрать самостоятельно. Однако, текстовая часть составляется в рамках требований Федерального закона.

Читайте также:

Банковская ячейка в Сбербанке: стоимость аренды и условия.

Как стать самозанятым лицом в России?

Райффайзенбанк справка по форме банка о доходах: образец бланка и заполнения.

Профессиональные вычеты по НДФЛ для ИП.

Поделиться:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *