Уведомление работника о электронной трудовой книжке
По окончании 2019 года в Трудовой кодекс внесены важные изменения двумя Федеральными законами (№ 436 и № 439). Поправки коснулись вопроса ведения записей о трудовой деятельности сотрудников. В частности, утвержден переход от трудовых книжек старого образца к электронному формату. В свою очередь, работодатели обязаны проинформировать своих работников, выдав уведомление о электронной трудовой книжке по определенному образцу на бланке организации в регламентированные сроки.
Cуть перехода на электронный вариант.
Общий курс проводимых реформ взят на упразднение максимального количества бумажных документов и перевода их на электронный документооборот. Такое ранее произошло с отменой карточек СНИЛС в России, вводом электронных больничных листков. А вот теперь встал вопрос об отказе от бумажных носителей для отметок о трудовом стаже населения. Процесс перехода начался с 01.01.2020 г. в добровольном порядке.
Электронные трудовые книжки обходятся без физического эквивалента и реализованы исключительно в цифровом виде. Все сведения о рабочей деятельности граждан будут храниться централизованно в единой базе данных. А при необходимости получить документальное подтверждение, работодатель вправе запросить соответствующую выписку из ПФР. Вместе с тем, работник сможет самостоятельно получить такой документ, обратившись в МФЦ или Пенсионный фонд.
Отказ от физических носителей пока не предполагает их полный вывод из документооборота. В свою очередь владельцы таких книжек могут оставить их и продолжать использовать. А вот людям, впервые трудоустроившимся с 2021 года уже классическая версия выдаваться не будет. Их трудовые перемещения будут храниться только электронно.
Законодательство об уведомлении о переходе на электронные трудовые книжки.
В связи с изменениями ТК РФ на работодателей возложен комплекс мероприятий, которые необходимо провести в течение 2020 года. Одним из них является уведомление о электронной трудовой книжке работника, в котором до гражданина должно быть доведено:
- Факт принятия новых правил формирования в электронном формате данных о трудовой деятельности;
- Наличие права у каждого сотрудника выбрать между ведением трудовых записей в прежнем виде на бумажном носителе или перейти на электронный формат;
Данные требования закреплены в 2 –ой статье 439 ФЗ. Вместе с тем, от работодателей требуется выполнение еще двух важных условий:
- Уведомить сотрудников они должны в срок до 1 июля 2020 года;
- Проинформировать людей необходимо в письменном виде.
Стоит отметить, что при выборе сотрудником прежнего варианта введения изменений о трудоустройстве, сведения о нем будут вестись как в бумажном виде, так и в электронном.
Кто готовит форму уведомления?
В организациях, как правило, подобные обязательства выполняют представители кадрового или бухгалтерского отдела. Поэтому, именно, данной категории специалистов необходимо позаботиться о вопросе постановке в известность персонала и подготовки шаблона документа.
Вместе с тем, на уровне руководства предстоит решить вопрос в какой форме будет выглядеть уведомление о электронной трудовой книжке:
- Индивидуальный бланк для каждого сотрудника;
- Единый документ для всего штата с подписью об ознакомлении каждого работника;
Такие нюансы в законе не оговариваются. Как следствие, работодателю придется разобраться с этим по своему усмотрению.
Читайте: Действия работодателя с электронным больничным листом.
Уведомление о электронной трудовой книжке: образец.
Хотя, уведомление о электронной трудовой книжке в большей степени является формальностью, пренебрежительно относиться к данной процедуре не стоит. Нарушения кадрового делопроизводства, а также федерального законодательства могут обернуться для работодателя крупным штрафом.
Для оформления данного документа со стороны государства не был установлен единый обязательный шаблон. Как следствие, бланк может быть подготовлен в произвольной форме. Но лучше придерживаться следующих рекомендаций для выдержки правил составления официальных бумаг:
- Составлять уведомление на бланке компании с указанием ее реквизитов. Или использовать соответствующий штамп, если он есть в наличии;
- Форму готовить для каждого работника в двух экземплярах, как и в случае любых кадровых перемещений (изменений). По одному для работодателя и сотрудника;
- При занесении в бланк уведомляемого, указывать полностью его ФИО, а также должность;
- Документ заверить подписью руководителя, а также добавить раздел для подписи ознакомленного лица;
- Не забыть проставить дату передачи уведомления и печать учреждения.
Читайте: Штраф за отсутствие медицинской книжки.
Кроме того, в содержании необходимо передать фактическую цель информирования:
- Об изменениях в ТК и переходе на электронные трудовые книжки;
- Необходимости определиться в каком виде будет вестись дальнейшие записи о работе;
- О подаче заявления с выбранным вариантом в регламентированный срок (до начала 2021 года);
- Что произойдет в результате выбора бумажной и электронной версии книжки. А также в случае, если заявление не будет подано в установленный период.
Читайте: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец).
Скачать образец уведомления о введении электронной трудовой книжки.
Бланк уведомления о электронной трудовой книжке.
Чтобы составить соответствующее уведомление ответственный специалист может создать собственный вариант бланка с учетом обязательных требований к нему. Или он может взять за образец вышеуказанный вариант. Тем не менее, удобнее воспользоваться готовым шаблоном в формате word, который можно быстро и легко отредактировать, сэкономив время.
Скачать бланк уведомления о электронной трудовой книжке.
Заключение.
Итак, уведомление о электронной трудовой книжке — это неотъемлемая часть перехода от старого формата к новому. Все работодатели с помощью данного документа должны в обязательном порядке проинформировать персонал о принятых изменениях до июля 2020 года. А также сообщить о последовательности необходимых действий. Оформление бланка работодатели могут выбрать самостоятельно. Однако, текстовая часть составляется в рамках требований Федерального закона.
Читайте также:
Банковская ячейка в Сбербанке: стоимость аренды и условия.
Как стать самозанятым лицом в России?
Райффайзенбанк справка по форме банка о доходах: образец бланка и заполнения.
