Как внести изменения в электронную трудовую книжку?
Хотя, переход на ведение записей в цифровом формате происходит поэтапно, на каждой из стадий остается часть информационных пробелов, с которыми еще предстоит разобраться. После сдачи отчетности возникает логичный вопрос, как быть, если понадобится внести изменения в электронную трудовую книжку, и как это правильно сделать? Ведь ранее бумажные книжки всегда были «под рукой» и в них легко мог сделать запись сотрудник кадрового отдела или бухгалтер. Однако, с новым электронным способом есть определенные отличия.
Когда меняются сведения о трудовой деятельности?
Если сравнивать порядок ведения классических книжек и их цифровой аналог, то в плане учета кадровых мероприятий мало, что изменилось. Специалистам по работе с персоналом все также необходимо отражать все события, связанные кадровым перемещением работников внутри организации. Только теперь эти сведения необходимо передавать в Пенсионный фонд РФ в регламентированные сроки по форме СЗВ-ТД.
Читайте: СЗВ-ТД кто сдает и когда?
Все изменения в трудовой деятельности сотрудника можно разделить на следующие категории:
1. Штатные кадровые мероприятия:
- Трудоустройство человека в компанию (прием);
- Уход работника из организации (увольнение);
- Кадровое перемещение (перевод на другую должность, работу);
- Награждение, премирование.
2. Изменение личных данных сотрудников:
- Получение дополнительного образования;
- Приобретение новой специальности или профессии;
- Смена фамилии, а также имени в редких случаях;
Вместе с тем, при неполноте и неверности сведений могут потребоваться:
- Исправление ошибок;
- Дополнение информации;
Особенность перехода на электронные книжки добавляет еще одно событие, по которому нужно отсчитываться перед ПФР. Это прием заявления от штатных сотрудников о выборе способа учета их трудовой деятельности (как и прежде в бумажной книжке или в электронном варианте). В свою очередь, это тоже является изменением.
Читайте: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Как внести изменения в электронную трудовую книжку?
Если прежде любые корректировки и добавления вносило ручкой ответственное лицо в любой удобный момент, то новые правила учета работают иначе. Теперь у кадровиков компаний нет прямого доступа к трудовым книжкам, поскольку, записи передаются электронно и хранятся в базе данных ПФР. Чтобы что-то исправить или дополнить, необходимо отправить форму СЗВ-ТД.
Стоит отметить, что часть сведений из бумажных трудовых не были перенесены в цифровой формат и не будут учитываться: образование и раздел награждение. Как следствие, вносить такие изменения в электронную книжку не требуется. Как и прежде, нет необходимости передавать информацию о повышении оклада, тарифной ставки, а также изменения рабочего графика.
Внести изменения в электронную трудовую книжку по остальным штатным кадровым мероприятиям можно с помощью отчета СЗВ-ТД, сформировав его по установленному образцу. В предыдущих статьях рассказывалось о том, как это сделать в программе 1С.
Читайте: Где найти СЗВ-ТД в 1С 8.3 бухгалтерия?
Читайте: Как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП 3.1?
Как правило, такие события инициируются на основании внутреннего приказа (распоряжения) и заносятся ответственным без участия самого сотрудника-участника кадрового мероприятия.
Для информации:
Однако, изменения персональных данных, а также исправление ошибок работодатель не может вносить «на свое усмотрение». Для таких корректировок требуется основание, предоставленное работником в виде соответствующего документа. Например, такими могут быть, отзыв заявления о выборе способа ведения книжки, заявление на внесение дополнении или изменений в записи о трудовых сведениях с приложенными к нему документами (свидетельство о браке, паспорт и т.п.).
В свою очередь, несоответствие данных сотрудник может увидеть лишь при получении выписки о совей трудовой деятельности от своего работодателя за период трудоустройства у него. А также за все рабочее время, самостоятельно обратившись в ПФР, МФЦ или через Госуслуги.
Получив от работника письменную просьбу внести изменения в электронную трудовую книжку, ответственный за ведение кадрового учета должен:
- Убедиться в соответствии представленных для исправления (дополнения) сведений действительности;
- При заполнении формы СЗВ-ТД повторно внести событие, которое подлежит корректировке. Запись должна быть ровно в том виде, в котором она ранее передавалась в ПФР;
- В графе № 10 (крайняя в табличной части) проставить признак отмены записи с помощью символа «X»;
- В следующей строке внести это же событие, но уже с корректными данными;
- Затем в установленное время отправить отчет в ПФР.
Если работник отозвал свое заявление о трудовой книжке, то отмена ранее отправленных данных происходит аналогичным образом. В свою очередь, в правой части строки приема документа вписывается признак отмены «X».
Внесение изменений через 1С.
Заполнение отчета вручную практикуют немногие организации. Как правило, данный функционал используется в программе 1С. Чтобы внести изменения в электронную трудовую книжку через ЗУП или бухгалтерию предприятия, требуется занесение признака отмены трудовой записи в итоговую форму. Для этого в карточке мероприятия необходимо в графе «Дата отмены» установить нужное число. А, если изменения касаются отзыва заявления, то рядом с соответствующим полем проставить отметку «Отмена».
Читайте также:
Что делать, если нечем платить кредит?
