Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Намеченный переход на электронное ведение документов поэтапно затрагивает все больше сфер деятельности населения. Весомые изменения затронули и трудовую деятельность граждан. Так, с 2020 года инициализирован процесс по внедрению цифровых записей кадровых мероприятий, о чем работодатель должен уведомить своих сотрудников. Которые, в свою очередь, имеют право оставить прежнюю бумажную версию или дать согласие на перенос своих данных в единую базу ПФР. Однако, перед принятием решения лучше знать, какие есть плюсы и минусы электронной трудовой книжки.

Обязателен ли переход на электронные книжки?

Прежде чем выявлять плюсы и минусы электронной книжки, стоит понять, обязателен ли вообще на нее переход или можно сохранить все без изменений? Несмотря на то, что общие тенденции направлены на упразднение для документов физических носителей, действие привычных трудовых книжек никто не отменяет. Если сам владелец бумажной вариации не откажется от нее, подав заявление о переходе на электронную трудовую с соответствующей просьбой, то она будет вестись в прежнем формате.

В целом, возможно выбрать один из трех вариантов, как отреагировать на нововведение:

1. Подать заявление работодателю с согласием о предоставлении трудовых сведений в соответствии с 66.1 статьей ТК РФ. Как следствие, гражданину вернут его бумажную книжку, а последующие изменения его рабочего стажа будут вестись электронно.

2. Направить аналогичное заявление, но с просьбой продолжить ведение трудовой книги в соответствии с 66 –ой статьей ТК РФ. Тогда записи о кадровых перемещениях будут вестись прежним образом как текущим работодателем, так и последующими.

3. Не подавать заявление работодателю. Тогда по умолчанию бумажная трудовая останется действующей и, вместе с тем, на сотрудника параллельно будет заведена электронная копия его трудовой.

Таким образом, за всеми работниками по трудовому договору сохраняется право оставить бумажную трудовую и переход на электронную книжку не обязателен.

Однако, права выбора впервые устроившиеся на работу граждане будут лишены. Им будет предоставлена только электронная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки.

Итак, многие нововведения направлены на автоматизацию, улучшение и упрощение работы с документами. Рассмотрим, какие же имеет преимущества электронная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки:

1. Отсутствие физического носителя.

Поскольку, все данные хранятся в цифровом виде, а бумажный носитель отсутствует, то трудовую книжку невозможно потерять или испортить ни по вине работодателя ни силами самого владельца.

2. Не нужно сдавать и возвращать книжку.

С электронной версией не нужно заботится о передаче и получении книжки от работодателя. Как правило, этот вопрос ранее не отличался пунктуальностью. К тому же, лицам, находящимся на дистанционной работе, нет необходимости ездить в офис или отправлять книжку по почте.

3. Снижение количества ошибок в сведениях.

Заполнение формы СЗВ-ТД с помощью средств вычислительной техники минимизирует неточности и человеческие факторы при формировании данных о кадровых мероприятиях. Если в последующем будут выявлены ошибки их легко можно исправить, направив бланк повторно с соответствующими отметками.

Пример формы СЗВ-ТД.

4. Снятие ответственности с работодателя за хранение.

В свою очередь, после перехода на электронные книжки, организации возвращают бумажный аналог владельцу и долее не отвечают за хранение данного документа.

5. Минимизация расходов работодателя на хранение книжек.

Поскольку отсутствует бумажная документация, то для нее не требуется приобретение носителей (самих книжек), а также средств для обеспечения их сохранности (сейфы и т.д.). Вместе с тем, не понадобится и книга учета движения книжек, которая обычно также ведется в бумажном формате.

6. Удаленное оформление пенсий.

С использованием электронных книжек не нужны лишние документальные подтверждения при оформлении пенсий, что позволяет проводить эту операцию дистанционно.

7. Интеграция электронных книжек с Госуслугами.

Сейчас многие государственные услуги можно оформить через интернет с использованием электронных данных без бумажных документов. И в ряде случаев для этого можно использовать цифровые сведения о трудовой деятельности.

8. Аналитика для работодателей и государственных учреждений.

Хранение трудовых сведений в единой базе данных позволяет использовать инструментарий для построения аналитических и статистических отчетов. Что смогут производить как организации работодатели, так и надзорные органы.

9. Безопасность хранения персональных данных.

Хранение записей о трудовой деятельности персонала в электронном виде сводит к минимуму вероятность ее кражи и попадания к третьим лицам.

Минусы электронной трудовой книжки

Несомненно, изобилие плюсов нового формата учета трудовой деятельности говорит о целесообразности проводимого перехода. Тем не менее, как у любого проекта существуют и недостатки электронной трудовой книжки.

Минусы электронной трудовой книжки:

1. Не все сведения переносятся в электронную версию.

Раздел со сведениями о награждениях, который есть в бумажной трудовой книжке в ее электронной копии отсутствует. Поэтому полученные поощрения, благодарности и премии не переносятся в обновленный формат. Вместе с тем, отсутствуют и данные о полученном образовании, специальностях и профессиях, которые также не будут учитываться.

2. Необходимость в подаче заявления.

Чтобы перейти на электронную версию, сотрудник должен написать об этом заявление работодателю. Если это делается разово и не вызывает трудностей, то в последующем на определенные действия по книжке также необходимо подавать заявление. Например, для внесения исправлений ошибочных данных или для получения выписки из ПФР.

3. Дополнительная отчетность.

На работодателей возложена дополнительная обязанность отчитываться по всем кадровым перемещениям ежемесячно в течение 2020 года. И делать это не позднее следующего дня при увольнении или приеме сотрудника начиная с 2021 года.

4. Технические сбои.

Конечно, государственные сервисы находятся на высоком уровне, как по обеспечению защиты, так и по резервированию данных. Однако, в работе любого оборудования не исключены технические сбои и перерывы на работы по обслуживанию. Как следствие, при возникновении подобных фактов информация будет недоступна, а при наихудшем сценарии и вовсе потеряна.

5. Достоверность сведений.

Хотя, большинство специалистов по работе с персоналом добросовестно выполняют свои обязанности, есть ли гарантии отсутствия договорных записей в электронную трудовую книжку? Например, что мешает работнику за «коробку конфет» договориться с кадровиком в внесении «нужной» записи или правки ранее созданной?

6. Техническое обеспечение.

Работодателям придется уделить внимание вопросу обеспечения специалистов техническими средствами по бесперебойной работе, приему и отправке информации.

Читайте также:

Справка по форме банка Открытие для кредита: бланк и образец заполнения.

Как получить социальный вычет на лечение и обучение?

Банковская ячейка — что это, цена аренды.

Как стать самозанятым лицом в России?