Как перейти на электронные трудовые книжки в 2022 году?
Вступившие в силу Федеральные законы 436 и 439 внесли изменения в действующий Трудовой кодекс, а также порядок учета в системе ОПС. Согласно требованиям нормативных актов, все работодатели с 2020 года обязаны формировать записи о рабочем стаже и трудовой деятельности сотрудников в цифровом виде. Как перейти на электронные трудовые книжки работодателю? Пошагово рассмотрим данный процесс.
Полностью ли отменены бумажные трудовые книжки?
Хотя, основная суть принятых изменений заключается в отказе от физических бумажных носителей в пользу виртуальных записей для данного документа, изымать и уничтожать классические книжки никто не собирается. Их действие и значимость по-прежнему сохраняются, но ровно до тех пор, пока владелец сам не решит перейти на новый формат учета сведений о его работе.
Лицам, которые дают согласие на электронный вид записей о трудовом стаже, старая книжка выдается на руки. Как следствие, она выходит из кадрового документооборота, и впредь восстановить ее будет уже нельзя.
Для справки:
Вместе с тем, дополнительной особенностью перехода на электронные трудовые книжки является подход к впервые принятым на работу гражданам с 2020 года. Такие лица уже не смогут завести привычный для многих бумажный табель (книжку). Их кадровые перемещения по умолчанию будут фиксироваться только в цифровом виде.
Таким образом, действие бумажных трудовых книжек остается в силе. Однако, полное исключение их из работы всего лишь вопрос времени. С течением времени от них либо откажутся сами владельцы. Либо с приходом нового поколения работников бумажные носители сами собой исчезнут, поскольку, выдаваться больше не будут.
Как перейти на электронные трудовые книжки персоналу?
Запущенный процесс смены носителей информации, в действительности, носит двусторонний характер. С одной стороны, работодатели озадачены тем, как перейти на электронные трудовые книжки. А вот с другой, и их сотрудники должны определиться, что им делать дальше, и стоит ли переходить на новый стандарт.
Читайте:
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки.
Если гражданин делает выбор в пользу ведения электронных записей его деятельности, то от него потребуется минимум действий. Чтобы перейти на электронную трудовую книжку, ему потребуется только составить заявление и отразить в нем суть своего выбора. После чего передать документ в отдел кадров своей компании.
Читайте:
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Затем, он получает свою прежнюю бумажную версию книжки и поступает с ней по своему усмотрению с учетом того, что она теряет свой статус документа. А все дальнейшие карьерные перемещения данного работника будут фиксироваться только электронно.
Как перейти на электронные трудовые книжки работодателю?
В свою очередь, процедура перехода для организаций намного более объемна, чем для самих сотрудников. Здесь нужно оформить и внутренние документы, и оповестить персонал о предстоящих изменениях, а также подготовить техническую базу для бесперебойной работы кадровых специалистов и сдачи отчетности.
Как перейти на электронные трудовые книжки пошаговая инструкция:
1. Назначить ответственного и подготовить внутренний приказ.
До 15.02.2020 года следует сделать приказ по работе с изменениями по ведению электронного учета. А также назначить сотрудника, ответственного за ведение сведений о трудовой деятельности персонала, формирование бланка отчетности и его своевременную сдачу. В зависимости от объема нагрузки таких лиц может быть несколько.
2. Проверить обеспечение техническими средствами.
Исходя из того, что первый отчет сдается уже 17.02, то до 15.02.2020 года необходимо удостоверится в технической готовности организации:
- Наличие средств вычислительной техники и печатных устройств;
- Стабильность интернет соединения;
- Актуальность квалифицированной электронной подписи;
- Установку необходимого программного обеспечения;
- Создание электронных почтовых адресов для приема заявлений от работников.
Упущенные и непредусмотренные технические нюансы могут отразиться на срыве сроков сдачи первой и последующей отчетности в ПФР. Что, в свою очередь, может привести к штрафам.
Читайте: СЗВ-ТД — кто сдает и когда?
3. Подготовка форм для сдачи отчетов.
Для передачи в ПФР данных о кадровых мероприятиях компаний утверждена специальная форма СЗВ-ТД, которая повторяет функционал прежних книжек. Данный отчет сдается до 15 числа каждого месяца, если в предыдущем были кадровые перестановки. А со следующего года его придется сдавать с течение суток после приема или увольнения граждан из организации. Работодателю стоит решить каким образом будет происходить сдача:
- Электронно по средствам канала интернет;
- На бумажном носителе (если людей в фирме менее 25);
А также какие программные средства для этого будут использоваться (excel, 1C и т.д.).
4. Разработать бланки для информирования сотрудников и заявлений от них.
Законодательно определено, что до 01.07.2020 года работодатели должны письменно уведомить всех сотрудников о принятых изменениях ТК РФ. В частности, обозначить вопрос формирования записей о кадровых мероприятиях в электронном формате, а также о праве граждан выбрать между электронной или бумажной книгой. Что, в свою очередь, делается подачей соответствующего заявления.
Читайте: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец).
5. Проверить наличие, а также состояние обычных трудовых книжек.
Прежде чем осуществлять переход к ведению учета в электронном формате, стоит убедиться в сохранности бумажных трудовых и корректности их заполнения на предмет ошибок.
6. Своевременная сдача отчетов.
Начиная с 17.02.2020 года необходим сдавать отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД в сроки, указанные выше. Кроме кадрового движения, отчет еще необходимо сдавать, если от сотрудников были приняты заявления о принятом решении ведения их трудовых записей (электронно или на бумаге). Отчитываться за месяц не требуется только в том случае, когда в нем не было никаких кадровых мероприятий и поданных заявлений.
7. Корректировка внутренних нормативных актов.
На протяжении 2020 года необходимо внести изменения в локальные акты. Придется дополнить или скорректировать правила приема, хранения, а также обработки цифровых данных о трудовой деятельности. Каким образом они будут предоставляться работникам.
8. Если есть коллективный договор, внести в него изменения.
9. Передать работникам уведомление.
Крайний срок вручения уведомления об изменениях ТК 30.06.2020 года. До этого момента в форме письменного документа необходимо поставить в известность персонал о проводимых мероприятиях. А также обозначить необходимость подачи заявления с выбранным способом ведения учета деятельности работника по статье 66 или 66.1 ТК РФ)
Читайте: Уведомление работника о электронной трудовой книжке.
10. Выделить адрес e-mail для приема заявлений.
До 1 июля создать новый или выделить из числа имеющихся электронных адресов для приема заявлений от сотрудников, если это планируется делать электронно:
- О выборе типа книжки;
- Для предоставления выписки о трудовой деятельности;
- О внесении изменений ошибочных данных.
После чего разослать его всем сотрудникам.
11. Принять заявление от работников.
Подача заявлений будет происходить в течение года, вплоть до 31 декабря. Если документ получен в установленный срок, то его необходимо отразить в отчете, как и выбранный тип ведения трудовых записей.
12. Выдать на руки бумажные книжки.
Если гражданин выбрал электронный формат по правилам статьи 66.1 ТК, то работодатель возвращает ему бумажную книжку на руки с соответствующей записью. Если сотрудник решил оставить прежний способ ведения записей, то его бумажная книжка остается в обороте и продолжает заполняться. Стоит отметить, что и отчеты в электронной форме по таким сотрудникам также сдаются. Аналогичное правило действует, если от работника не поступило никакого заявления (статья 2 ФЗ 439).
Читайте также:
Хоум справка по форме банка для кредита о доходах.
Код ошибки 30-02 в Сбербанк онлайн на телефоне.
